Convegni, conferenze stampa, lanci di prodotti appena immessi sul mercato, cene aziendali, workshop: sono davvero tanti gli eventi che ogni giorno si possono organizzare. Questo vuol dire che chi si occupa di questo settore è tenuto anche a individuare location per eventi adeguate alle richieste. Il contesto in cui va in scena una manifestazione – che si tratti di una fiera, di un congresso, e così via – è molto importante e destinato a condizionare il buono o il cattivo esito della stessa. D’altro canto il capoluogo lombardo è una delle destinazioni migliori per le presentazioni di nuovi marchi, oltre che per le convention aziendali: sul territorio si trovano sale, capannoni ricondizionati, ville, alberghi e molti altri ambienti utili e che si dimostrano all’altezza delle aspettative.
Come cercare una location adatta per ogni evento
Il mercato propone un vasto assortimento di location per eventi tali da andare incontro a ogni esigenza. Chi ha voglia di dare vita a una serata mondana o a un appuntamento di gala, per esempio, non ha che l’imbarazzo della scelta tra le numerose opzioni disponibili, ma anche per eventi più informali ci sono numerose alternative che meritano di essere prese in considerazione.
La location… della location
Un aspetto molto importante a cui badare è l’ubicazione geografica della location che si sta valutando: è chiaro, infatti, che un ambiente troppo periferico potrebbe rivelarsi sbagliato, se non altro perché difficile da raggiungere, anche se solo con i mezzi di trasporto pubblici. D’altro canto, nel caso in cui si opti per una struttura situata in un quartiere del centro, è bene prestare attenzione alla disponibilità di parcheggi nelle vicinanze; in caso contrario chi si sposta a bordo della propria auto rischia di essere costretto a lasciarla a una distanza eccessiva, o – ancora peggio – di prendersi una multa per un parcheggio in sosta vietata.
I consigli da tenere a mente
Conoscere le caratteristiche, gli obiettivi e i partecipanti dell’evento che si sta organizzando è molto importante per avere la certezza di individuare la location migliore. Per esempio, occorre capire se qualcuno dei presenti potrebbe avere la necessità di fermarsi la notte: in tal caso la location per eventi selezionata dovrebbe trovarsi vicino a un albergo, a meno che non si garantisca un altro tipo di soluzione per l’alloggio.
I servizi richiesti
Ogni evento ha caratteristiche ben precise: questo vuol dire che un ambiente che si è rivelato perfetto per una data manifestazione potrebbe non essere altrettanto adeguato a un altro tipo di kermesse. In qualsiasi caso, per una soluzione costruita su misura e personalizzata occorre informarsi in anticipo sui servizi che dovranno essere messi a disposizione, come per esempio il noleggio di attrezzature elettroniche. Il catering è, inoltre, un punto fermo di molti eventi: curare la disposizione dei tavoli per evitare che il buffet si trasformi in un confuso assembramento di persone è una incombenza che non si può evitare.
Uno spazio versatile e flessibile
Sarebbe preferibile optare per una location che si dimostri per quanto possibile flessibile. Che cosa vuol dire? Che in caso di un afflusso superiore al previsto gli spazi dovrebbero poter essere ampliati per accogliere tutti senza rischi per la sicurezza; ma anche, al contrario, che in caso di un afflusso inferiore al previsto gli spazi dovrebbero poter essere ristretti, così da evitare la sensazione di una sala semi-vuota e di un evento di scarso successo.