Quando si parla di fattura elettronica si fa riferimento a una fattura in formato digitale, mentre invece con la terminologia ‘fatturazione elettronica’ si vuole intendere il procedimento che abbraccia vari step: emissione, invio, tenuta e conservazione digitale dei documenti stessi. Sempre più spesso si sceglie di ricorrere ai software per la gestione della fattura elettronica online, poiché essi consentono di automatizzare passaggi importanti dell’attività amministrativa e dunque fluidificare il lavoro, evitando errori umani e soprattutto ottimizzando i tempi tecnici e riducendo i costi.
Autenticità, integrità e leggibilità dei documenti digitali
Ci sono alcune caratteristiche che rendono la fattura elettronica online uno strumento apprezzato e performante, vediamoli insieme per poi passare in rassegna i vantaggi che offre. Ci sono tre aspetti cruciali relativi alla fattura elettronica, si tratta in particolare di:
- autenticità, perché il destinatario del documento può essere assolutamente certo della provenienza della fattura e dunque di chi l’ha emessa;
- integrità, si è certi in merito all’inalterabilità sia del contenuto che degli eventuali allegati;
- leggibilità, nel senso che il documento viene reso facilmente fruibile e visualizzabile su schermo tramite uno specifico processo di conversione del formato.
Ma in che modo è possibile garantire sia l’origine che l’autenticità della fattura elettronica online? Per prima cosa bisogna dire che vengono impiegati dei sistemi per il controllo e la gestione che assicurano un legame stretto e affidabile tra la fattura stessa e la prestazione di servizi (o cessione di beni). Inoltre, viene apposta una firma elettronica qualificata o digitale da parte della persona che la emette. Senza contare i sistemi di trasmissione elettronica dei dati, che sono all’avanguardia.
La riduzione della carta, il formato XML e il ruolo del Sistema di Interscambio
Il procedimento di fatturazione elettronica consente di abbattere i consumi e lo spreco di carta, riducendo di fatto le spese di stampa e – soprattutto – quelle per la conservazione dei documenti (lo spazio in ufficio può essere convertito). Il documento fiscale viene creato e inviato sotto forma di file XML (acronimo di Extensible Markup Language). Nel caso in cui il formato della fattura elettronica online dovesse essere differente da XML, quindi seguisse modalità diverse rispetto alla gestione del Sistema di Interscambio che si pone quale assoluto crocevia, quella fattura semplicemente sarebbe da intendere come non emessa.
Il fatto di poter ricorrere al formato XML renderà l’intero processo di contabilizzazione dei dati relativi alle fatture più fluido, rispetto agli errori e alle lentezze che possono essere generati con riferimento ad un’acquisizione di tipo manuale dunque ‘tradizionale’. Importante anche sottolineare il fatto che essendo certe sia la data di emissione che quella relativa alla consegna della fattura (la gestione è in toto del Sistema di Interscambio) è possibile migliorare le performance di business poiché si vanno a implementare i rapporti di fiducia e commerciali tra clienti e fornitori. Importante infine la conservazione delle fatture elettroniche, ovvero un processo tecnico regolamentato per legge – e svolto anch’esso dai software – che va oltre la semplice memorizzazione dei file su computer.